Workflows & Elektronische Signatur + Web Formulare
Vollständig integrierte Lösung für Dateispeicherung, Workflows, Elektronische Signatur, Webformulare, Dokumentenverwaltung und Sicherheit. Läuft in Cloud-, On-Premise-, Hybrid– und Multi-Cloud-Umgebungen!
Workflows
Elektronische Unterschrift
Freigaben
Web Formulare
Robot Ausführung
Keine Programmierung notwendig
Prozess Automatisierung
Kontinuierliche Optimierung der Prozesse ist für jedes Unternehmen essenziell
Mit der Dokumenten-Workflow-Lösung von cloudplan digitalisieren Sie Ihre Prozesse und ermöglichen allen die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Die integrierte elektronische Signatur sorgt für schnelle und reibungslose Geschäftsprozesse auf Basis rechtssicherer Dokumente.
Viele Möglichkeiten, sich an Ihre Arbeitsweise anzupassen
Web Formulare
Bieten Sie auf Ihrer Website Web Formulare ohne Code Erstellung an. Verteilen Sie URLs oder QR-Codes, um einen Workflow zu starten.
Robot Ausführung
Automatische Ausführung von Workflow-Schritten basierend auf definierten Bedingungen, die Werte aus dem aktuellen Workflow verarbeiten.
Elektronische Unterschrift
Einfache (SES), erweiterte (AES) oder qualifizierte (QES) digitale Signaturen möglich.
Approvals
Verschiedene No-Code-Workflows für HR, Vertrieb, Marketing, Einkauf & Logistik, Finanzen und Management zur Digitalisierung Ihrer Genehmigungsprozesse.
Keine Programmierung erforderlich, um Ihre Effizienz zu steigern
Keine Programmierung
Workflows können ohne Programmierung erstellt werden. Keine besonderen Kenntnisse erforderlich.
Rechnungseingang
Empfang per E-Mail. Auto Start eines Workflows mit Erkennung des ZUGFeRD-Formats und OCR-Behandlung
API
Integrieren Sie Cloudplan nahtlos in Ihre bevorzugten Drittanbieteranwendungen (SAP, Salesforce, Dynamics usw.).
Prozess Automatisierung
Erstellen Sie komplexe Workflows mit unserem Schritteditor und integrieren Sie sie mithilfe der API-Funktionen vollständig in Ihre bestehenden Apps und Infrastrukturen.
Wiederkehrende Aufgaben
Verwenden Sie Workflows, um häufig ausgeführte Aufgaben zu verwalten und auszuführen.
Datensicherheit & Sicherheit
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Workflow-Daten in der Cloud, On-Premise oder Hybrid zu speichern
Es gibt 3 Arten der elektronischen Signatur, die in cloudplan verfügbar sind:
Simple Electronic Signature (SES): Die richtige elektronische Signatur für fast 98% aller Geschäftsvorfälle, da sie schnell, einfach und sicher erhältlich ist. Die Integritätsprüfung erfolgt über eine mathematische „Hash“-Funktion, die als äußerst sicher gilt.
Advanced Electronic Signature (AES): Hier wird ein digitales Zertifikat erstellt, d.h. das Zertifikat wird in die Datei eingebaut und kann mit gängiger Standardsoftware erkannt werden.
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Auch hier wird ein digitales Zertifikat erstellt. Die Erlangung dieser Signatur erfordert vom Empfänger etwas mehr Aufwand, da er sich bei einer zertifizierten Stelle, z.B. über den digitalen Personalausweis, authentifizieren muss. Der gesamte Prozess ist vollständig in cloudplan integriert.
Use Cases
Typische Workflows mit internen und externen Teilnehmern
Einkauf
- Bestell- und Freigabeprozesse
- Vertragsunterzeichnungen
- Anlageanträge
Personal
- On- / Offboarding
- Urlaubs- und Ausbildungsanfrage
- Arbeits- und Compliance-Anweisungen
- Auditprotokolle und Protokolle
- Personalbedarf
Vertrieb/ Marketing
- Präsentationen
- Gestaltung und Abwicklung von Verträgen
- Angebotsverwaltung und Ausschreibungsfreigaben
- Veranstaltungsmanagement
- Umfragen
Rechtsabteilung
- Vertragsunterzeichnung und -verwaltung
- NDAs
- Gesellschafterbeschlüsse und Vorstandsprotokolle
- Richtlinienverwaltung und Revisionsbearbeitung
Service
- Dokumentation und Wartungsprotokolle vor Ort
- Reparaturberichte und Arbeitszettel
IT
- Software contracs and license agreements
- access authorizations and management
- work and compliance instructions
- workplace equipment
Management
- Berichte zu Arbeitsabläufen
- eSignieren
- Vertragsmanagement
- Genehmigungsverfahren
- Gesellschafterbeschlüsse und Vorstandsprotokolle
Finanzen
- Eingangsrechnungen
- Geschäftliche Planung
- Berichte
Globale Suche
Ihnen steht eine leistungsstarke Suchmaschine zur Verfügung, mit der Sie in Sekundenbruchteilen Millionen eigener Dokumente nach Attributen durchsuchen können.
Unabhängig von der Speicherinstanz, auf der sich die Dateien befinden, ist jeder Speicherort enthalten, ohne dass Sie etwas konfigurieren müssen.
Dank der flexiblen cloudplan API lässt sich die Lösung nahtlos in jede Anwendungslandschaft wie ERP, CRM, DMS etc. integrieren.
Single Sign-On (SSO) vieler Identitätsanbieter mit starker Multi-Faktor-Authentifizierung ist ebenso verfügbar wie ein White-Label-Paket mit iFrame-Integration, CI-Branding-Anpassung, URL-Redirect etc.
Sie können individuelle Farbschemata gestalten und für das gesamte Unternehmen zur Verfügung stellen oder Farben, Texte, E-Mails, Weiterleitungen etc. individuell für jeden Workflow definieren.
Verkaufen Sie unter verschiedenen Marken, ist ebenfalls eine vollständige Anpassung pro Einheit möglich.
Intuitive Darstellung und Bearbeitung von Workflows durch einfache visuelle Programmierung.
Einfache Drag-and-Drop-Funktionalität zur Integration von Datenbankfeldern und Prozessabläufen.
Zeitersparnis durch die Erstellung und Weiterverwendung von Vorlagen.
Schnelle Nutzung vorkonfigurierter Vorlagen für unternehmensweite Anwendungsfälle/Konzepte.
Egal, ob es sich um eine einzelne Elektronische Signatur Aufgabe oder um eine komplexe Geschäftsprozessabbildung mit weiteren externen Informationen handelt – mit dem Workflow-Designer integrieren Sie diese ganz einfach interaktiv in Ihre cloudplan Workflow-Engine.
Die intuitive Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsabläufen, die einfache Verknüpfung externer Daten und die Integration operativer Funktionen und dynamischer parameterbasierter Entscheidungen machen den Workflow Designer zu einem einzigartigen visuellen Programmierwerkzeug.
