Dokumenten Management

In Kürze stehen Ihnen neue Funktionen zum Dokumenten Management in cloudplan zur Verfügung. Dazu gehören Dokumenten Workflows, elektronische Signaturen, globale Suche und Vertragsmanagement Funktionen.

Mit dem neuesten Release der cloudplan Private Cloud Lösung stehen Ihnen jetzt weitreichende Funktionen für das aktive Verwalten von Dokumenten und das Gestalten von Prozessen zur Verfügung.
Sie können den gesamten Lebenszyklus einer Datei mit einer Reihe von neuen Funktionen abbilden und mit einer leistungsfähigen Suche über Ihre gesamten Unternehmensdaten Daten auffinden und analysieren.

Kategorisierung und Hinzufügen von Attributen

Jeder Datei können manuell oder automatisch Attribute hinzugefügt werden, um im Anschluss mit einer Suchfunktionen einzelne oder kombinierte Attribute suchen zu können.

Manuelles Hinzufügen von Attributen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Prozesse zu definieren. Diese können einem bestehenden Dokument zugeordnet sein, oder Sie verwenden ein individuelles Formular, das während eines definierten Prozesses befüllt wird.

Automatisch zugewiesene Attribute

Sie können pro Ordner den neu erstellten Dokumenten entweder bestimmte von Ihnen vorher festgelegte Attribute wie z.B. „vertraulich“, „intern“ etc. zuweisen lassen, oder Attribute werden bei Beendigung von Workflows systemseitig hinzugefügt.

Workflows

Genehmigungen

Sie können beliebig viele Nutzer einladen, Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Der gesamte Prozess wird automatisch überwacht. Es werden Erinnerungen gesendet und am Ende erhalten sämtliche Nutzer ein Protokoll über jeden einzelnen Schritt.

Sie haben die Wahl zwischen einem Workflow, bei dem sämtliche Unterschriften auf einem einzigen Dokument geleistet werden, oder es wird jeweils ein Dokument pro Unterzeichner erstellt.

Formular sowie Unterschriftsfelder können frei im Dokument platziert werden.

Nutzer können auf dem Smartphone, Desktop, per Scan oder Text unterschreiben.
Verschiedene Anwendungsfälle wie Gesellschafts-, Kauf- oder Garantie-Verträge können genauso wie z.B. die Bestätigung einer neuen DSVGO Vereinbarung mit Mitarbeitern abgedeckt werden.

Formulare

Erstellen Sie Formulare auf Basis bereits bestehender Dokumente, die als Vorlage dienen können, oder erstellen Sie mit eigenen Feldern neue Workflow Formulare. Diese können Eingabefelder enthalten, nach deren Inhalten Sie nach Abschluss des Workflows suchen können.

Beispielsweise können während eines Workflows in einem Formular von einem Nutzer abgefragte Informationen in individuellen „Tags“ gespeichert werden nach denen später gesucht werden kann.

Globale Suche

Es steht Ihnen eine sehr leistungsfähige Suchmaschine zur Verfügung mit der Sie in Sekundenbruchteilen Millionen eigene Dokumente auf Attribute durchsuchen können. Egal auf welcher Speicherinstanz die Datei liegt, es wird jeder Speicherort mit einbezogen, ohne dass Sie etwas konfigurieren müssen.

Vertragsmanagement

Für das Verwalten von Verträgen werden spezielle Attribute angeboten, die das Auffinden und Verarbeiten extrem einfach gestalten. Beispielsweise können Sie nach auslaufenden Verträgen in der nächsten Zeit suchen oder sich automatische Erinnerungen senden lassen.

Sie können beliebig viele Vertragsattribute bei einer Suche kombinieren wie z.B. Abteilung, Abschlussdatum, ausgehende/ eingehende Beträge, Kostenstellen usw.