Unterschreiben Sie Ihre Verträge und Vereinbarungen elektronisch und sparen Sie bis zu 75% Zeit!
Unsere tägliche Arbeit wird maßgeblich von Geschäftsprozessen bestimmt. Diese definieren die notwendigen Schritte und Teilnehmer sowie den Handlungsablauf, um ein Ziel zu erreichen.
Digitale Workflows bilden diese Prozesse ab, d.h. sie haben einen Auslöser und bestehen aus mehreren parallelen oder sequentiellen Arbeitsschritten und haben ein definiertes Ende.
Alle Aktivitäten innerhalb eines Workflows sind unterschiedlichen Rollen bzw. Teilnehmern zugeordnet, die mit allen notwendigen Informationen, Dokumenten und Tools versorgt werden, um diesen erfolgreich abschließen zu können.
Dank der Möglichkeit, Dokumente direkt elektronisch zu signieren, ist es möglich, neben reinen Genehmigungs- und Verarbeitungsprozessen auch Verträge, Vereinbarungen und viele andere Geschäftsdokumente in Rekordzeit mit Dokumenten-Workflows abzuschließen.
Da die Dokumente bereits digital vorliegen, können sie problemlos archiviert oder weiterverarbeitet werden.
Workflow Prozess
Ein Signiervorgang in cloudplan wird mit wenigen Klicks aus dem Vorlagensystem gestartet. Für alle im Unternehmen bekannten Geschäftsvorfälle gibt es bereits vordefinierte Workflows. Einfach die Dokumente aktualisieren, die Empfänger anpassen und der Workflow kann gestartet werden.
Die Empfänger erhalten umgehend eine Einladungs-E-Mail und nach dem Öffnen des Dokuments können die markierten Unterschriftsfelder per Smartphone, Unterschrift am Bildschirm oder Textunterschrift unterschreiben. Danach wird der Vertrag direkt an den nächsten Workflow-Schritt weitergegeben oder nach Abschluss an den Starter zurückgegeben.
Dokumente werden mit einem kryptografischen Hash geschützt, sodass nachträgliche Änderungen am Dokument leicht erkennbar sind. Darüber hinaus wird dem Dokument für jeden abgeschlossenen Prozessschritt ein vollständiges und nachvollziehbares Protokoll beigefügt.
Beschleunigen Sie Ihren Geschäftsprozess
Digitale Workflows bieten nicht nur einen deutlichen Geschwindigkeitsvorteil, sondern vor allem einen umfassenden Überblick über den Status aller Prozesse.
