Corona treibt die Digitalisierung in Unternehmen voran

Wer sein Geschäft am Laufen halten möchte, muss über eine vollständige Digitalisierung nachdenken, um den Kauf von Scannern und anderen Artikeln für viele Homeoffices zu vermeiden.

Vor Corona konnte man einen Kollegen persönlich sprechen oder ihm sogar Papierdokumente zur Genehmigung schicken. Im Büro standen auch Scanner zur Verfügung, um Dokumente und Verträge zu digitalisieren und per E-Mail zu versenden.

Nun arbeiten viele vom Homeoffice aus und die Drucker, Scanner oder Arbeitsmappen stehen nicht mehr zur Verfügung.

Die Elektronische Unterschrift erfordert keinen Scanner

Dokumente und Verträge sind meist digital z.B. als Office-Dokument verfügbar. Diese Dateien können direkt als Vorlage für eine elektronische Signatur verwendet werden. D.h. die Signatur wird direkt mit der Maus oder auf dem Smartphone generiert.

cloudplan bietet hier verschiedene Möglichkeiten:

  • Unterschreiben Sie mit der Maus auf dem Bildschirm.
  • Wählen Sie eine geeignete Schriftart und lassen Sie den Computer die Unterschrift erzeugen.
  • Unterschreiben Sie mit dem Finger auf Ihrem Handy oder Tablet.
  • Für einige ausgewählte Anwendungsfälle steht optional eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zur Verfügung. Die Identifizierung des Benutzers erfolgt nach einem zertifizierten Verfahren.

Gesetzlich geregelt

Ausgangspunkt für die lokale Gesetzgebung zur elektronischen Signatur war eine 2014 mit Wirkung zum 1. Juli 2016 veröffentlichte EU-Verordnung. Hier wurde die Gleichsetzung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) mit einer handschriftlichen Signatur beschrieben und dass einfache elektronische Signaturen als Beweismittel vor Gericht möglich sind.

Anwendungsfälle

Verträge

  • Arbeitsverträge
  • Zertifikate
  • Aufträge
  • Antragsformulare
  • Verschwiegenheitserklärung

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

  • Arbeitsvertrag mit fester Laufzeit
  • Befristeter Arbeitsvertrag
  • Kreditvereinbarung

Wettbewerbsfaktor Workflow

Es gibt normalerweise definierte Prozesse, die vor dem Senden eines zu unterschreibenden Dokuments befolgt werden müssen. So müssen zum Beispiel Genehmigungen eingeholt oder Personen informiert werden, bevor Dokumente verschickt werden.
Diese Prozesse können in cloudplan mit einem schnell und einfach zu erstellenden Workflow ausgeführt werden. Für einen Workflow können beliebig viele Schritte definiert und für jeden Workflow-Schritt eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern ausgewählt werden.

Beispiel:
Eine Bestellung sollte freigegeben werden.

  • Die Abteilung startet eine Bestellung als Workflow.
  • Der zuständige Manager prüft und gibt die Bestellung frei.
  • Zwei zeichnungsberechtigte Personen erhalten den Workflow zur Unterschrift.
  • Nachdem beide unterschrieben haben, wird die Bestellung in der Rolle „must ansehen“ an den Empfänger der Bestellung gesendet.
  • Die Abteilung erhält eine Bestätigung, dass der Auftrag ausgelöst wurde.
  • Ab diesem Schritt kann der Workflow optional vom Partner fortgeführt und z.B. eine Bestätigung wird nach Versand gesendet usw.

Hinterlegen Sie die Inhalte im Dokumentenmanagementsystem in cloudplan mit umfangreichen Suchfunktionen