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Dokumenten Workflows mit elektronischer Unterschrift

Schließen Sie Ihre Verträge und Vereinbarung elektronisch und gewinnen Sie bis zu 75% Zeitersparnis!

Unser Arbeitsalltag wird maßgeblich durch Geschäftsprozesse bestimmt. Diese definieren die notwendigen Schritte und Beteiligten sowie die Reihenfolge der Aktionen, um ein Ziel zu erreichen.

Digitale Workflows bilden diese Prozesse ab, d.h. sie haben einen Auslöser und bestehen aus mehreren parallelen oder sequenziellen Arbeitsschritten und haben ein definiertes Ende.

Alle Aktivitäten innerhalb eines Workflows werden verschiedenen Rollen bzw. Teilnehmern zugeordnet, die alle notwendigen Informationen, Dokumente und Werkzeuge zur Verfügung gestellt bekommen, um diesen erfolgreich abschließen zu können.

 

 

Durch die Möglichkeit Dokumente auch direkt elektronisch zu unterschreiben, gelingt es mit Dokumentenworkflows neben reinen Freigabe- und Bearbeitungsprozessen auch Verträge, Vereinbarungen und viele weitere Geschäftsdokumente in Rekordzeit zu schließen.

Da die Dokumente damit bereits digital vorliegen, können sie einfach archiviert oder weiterverarbeitet werden.

 

Ablauf eines Dokumenten Workflows

Konkret wird ein Signier-Prozess in cloudplan mit wenigen Klicks aus dem Vorlagensystem gestartet. Dort befinden sich bereits vordefinierte Workflows zu allen im Unternehmen bekannten Geschäftsvorfällen. Kurz noch die Dokumente aktualisieren, die Empfänger anpassen und schon kann der Workflow gestartet werden.

Der oder die Empfänger erhalten unverzügliche eine Einladungsemail und befinden sich nach Button-Betätigung direkt im Dokument innerhalb des cloudplan Web-Portals. Dort wird das gekennzeichnete Unterschriftsfeld per Smartphone, Unterschrift auf dem Screen oder Text-Unterschrift unterschrieben und z.B. der Vertrag bei Beendigung des Schrittes direkt an den nächsten Workflow-Schritt weitergegeben bzw. nach Abschluss an den Starter zurückgegeben.

 

Dokumente werden mit einem kryptografischen Hash geschützt, wodurch spätere Änderungen am Dokument problemlos erkannt werden können. Darüber hinaus wird ein vollständiges und nachvollziehbares Prüfprotokoll für jeden abgeschlossenen Prozessschritt an das Dokument angeheftet.

 

Gewinnen Sie Zeit und Transparenz

In der täglichen Praxis bieten digitale Workflows neben einem erheblichen Geschwindigkeitsvorteil vor allem einen umfassenden Überblick über den Status aller Prozesse.

 

Im Workflow Dashboard lässt sich jeder laufende live Workflow monitoren. Mit einem Klick ist sofort sichtbar welcher Teilnehmer gerade welchen Schritt bearbeitet, bzw. an welchem Punkt der Prozess stockt. Dies gilt für externe Geschäftspartner ebenso wir interne Mitarbeiter.

 

Anwendungsszenarien

Wiederkehrende Dokumenten Workflows:

  • Verkaufsabteilung versendet eine Vertrauslichkeitsvereinbarung, die einen vorab definierten Weg für die interne autorisierte Prüfung und Unterschrift sowie nach externer Unterschrift die Prüfung und Zuleitung verschiedener Abteilungen umfassen kann.
  • Der Einkauf neuer Produkte wird als standardisierter Prozess definiert und schließt Budgetfreigaben, Rechtsabteilung und spätere Erfassung und Buchung in der ERP Software mit ein.
  • Gesprächs- und Schulungsprotokolle, Vergütungsanforderungen sowie Interviews für die Personalentwicklung.

Ad-hoc Dokumenten Workflows:

  • Ein neuer Vertrag über die Anmietung eines Büros wird geschlossen.
  • Beschlüsse über Budgetfreigaben, Business Plan Verabschiedung, Gesellschafterbeschlüsse
  • Unterschrift auf einem Übergabe Protokoll zum Projektabschluss

 

Was ist notwendig, um eSigning einzusetzen

eSigning kann ohne Voraussetzungen sofort eingesetzt werden. Der Zugriff erfolgt über einen modernen Webbrowser oder mit der cloudplan Mobile App unter Android bzw. iOS.

Mit der Installation eines lokalen Clients können weitere Speicher- und Kollaborationsfunktionen von cloudplan nahtlos in Windows, MacOS oder Linux genutzt werden.

 
Verzichten Sie auf Papier!   cloudplan-eSigning-starten


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