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“Datenschutz und effiziente Zusammenarbeit sind unser oberstes Prinzip” - Wie cloudplan bei Beratungsfirmen für mehr Sicherheit und Performance sorgt

"Wenn unsere Berater unterwegs auf Kundendaten zugreifen, muss der Übertragungsweg absolut sicher sein. Davon abgesehen ist die Performance unserer Cloud ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Synchronisation erfolgt bereits im Büro und während der Autofahrt – auf abhörsichere Weise." – Derart äußerte sich kürzlich der Geschäftsführer eines mittelständischen deutschen Beratungsunternehmens auf die Frage, warum sich sein Unternehmen für das System von cloudplan entschieden hat. Und tatsächlich: Die Berater, die vor Ort beim Kunden sitzen, haben auch große Datenmengen stets griffbereit, ohne dass Sicherheitsaspekte vernachlässigt werden müssen. Bestell- und Stammdaten sollten ohnehin niemals in eine Public Cloud übertragen werden, da hier das Risiko der Abschöpfung durch Dritte wie beispielsweise Werbeanbieter viel zu groß ist.

 

Berater im Gespräch mit einer Kundin

Der Berater sollte im Gespräch vor Ort die nötigen Daten sofort griffbereit haben. Was der Kunde am Ende bestellt und um wen es sich handelt, geht Dritte dabei natürlich nichts an. Credits: fotolia | © contrastwerkstatt

 

 

Ubiquity und das Problem der sicheren Datenübertragung unterwegs

Gerade im Beratungsbereich ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter des Unternehmens stets vorbereitet sind. Stellen Sie sich vor, Ihr Vertriebler oder Betreuer fährt zum Kundenbesuch und will vor Ort ein Imagevideo zeigen oder auf firmeninterne Daten zugreifen. Nicht in allen Gegenden ist das Mobilfunknetz stabil und schnell und kaum etwas ist peinlicher, als vor Ort nach dem WLAN-Passwort zu fragen, nur weil man es im Büro nicht mehr geschafft hat, die notwendigen Daten auf den Laptop zu überspielen. So sieht der Kunde das verkaufsunterstützende Imagevideo eben nicht, erhält kein Angebot vor Ort und die Fahrt- und Arbeitszeit des Beraters ist letztlich verloren, da keine Bestellung erfolgt. Solche Situationen wirken sich nicht nur negativ auf die Arbeitsmotivation, sondern auch auf die Außenwahrnehmung Ihrer Firma aus.

Was liegt also näher, als auf bekannte Cloud-Anbieter wie dropbox, amazon AWS oder Google Drive zu setzen? Hier ist große Vorsicht geboten: Häufig erfolgt weder die Übertragung der Daten von und zur Cloud auf verschlüsselte Weise, noch sind die Daten dort für Dritte uneinsehbar abgelegt. Die Server stehen in den USA oder anderen Ländern und dort gelten andere Datenschutzgesetze als hierzulande. Mit cloudplan hingegen haben Sie und Ihre Mitarbeiter eine Lösung an der Hand, die genauso einfach zu bedienen ist wie eine Public Cloud – aber dafür die gängigen Sicherheitsmerkmale einer unternehmenseigenen Private Cloud aufweist.

 

Klassisches Szenario ohne cloudplan-Einsatz

Üblicherweise verfügt die gesamte Vertriebs- und Betreuungsmannschaft in einem Beratungsunternehmen über firmeneigene Laptops für Kundenbesuche. Diese sind häufig, aber nicht immer, mit Mobilfunkkarten inklusive eines gewissen Datenvolumens ausgestattet. Dadurch soll sichergestellt werden, dass vor Ort Daten abgefragt und eventuell heruntergeladen werden können. Größere Datenmengen und Präsentationen werden vor dem Besuch eventuell auf den Laptop übertragen oder aktualisiert. Leider bringt diese Vorgehensweise eine ganze Reihe möglicher Probleme mit sich:

  • Hat der Berater die falschen, beispielsweise veralteten, Dateien dabei, muss er vor Ort erst über das Internet und VPN-Einwahl im Firmennetzwerk oder in einer Public Cloud nach aktuellen Daten suchen
  • Gerade in ländlichen Gebieten bricht die Mobilfunkverbindung gelegentlich zusammen oder ist sehr langsam. Dies kann vor Ort beim Kunden gerade bei größeren Datenmengen zu Frustration, Wartezeit und peinlichen Situationen führen
  • Wenn das Datenvolumen für den Monat verbraucht ist, entstehen Folgekosten und Arbeitsunterbrechungen
  • Videostreaming über das Mobilfunknetz ist in angenehmer Bildqualität meist so gut wie unmöglich
  • Die Synchronisierung wichtiger Daten muss von Hand angestoßen und abgewartet werden, bevor der Laptop zu Präsentationszwecken zum Einsatz kommen kann. Das kostet unterwegs wertvolle Zeit
  • Aus Datenschutzgründen dürfen nur diejenigen Daten in einer Public Cloud liegen, die nicht unternehmenskritisch sind. Bestelldaten, Stammdaten und Informationen über neue Produkte haben hier nichts verloren und sind bei Ausfall der VPN-Einwahl und anderen Schwierigkeiten häufig nicht verfügbar

 

So haben Berater alles griffbereit – ohne auf Datensicherheit zu verzichten

In modernen Arbeitsumgebungen hilft cloudplan dabei, den Vertrieb und die Beratertätigkeiten deutlich effizienter zu gestalten. Die Software synchronisiert im Hintergrund nach einmaliger Konfiguration die benötigten und für den Vertrieb freigegebenen Daten auf den entsprechenden Geräten. Ein Herunterladen von Unterlagen vor Ort entfällt normalerweise, da diese bereits im Büro innerhalb kürzester Zeit aktualisiert und abgeglichen werden. Unterwegs reicht es dann, ein Smartphone mitzuführen, über das auf die Daten sicher zugegriffen werden kann. Alternativ kann das Smartphone auch als Hotspot für das Notebook dienen, das die Daten dann über die Mobilfunkverbindung des Smartphones abgleicht. Die gesamte Übertragung erfolgt verschlüsselt und ist somit für Dritte nicht abhörbar.

Die Installation der Lösung von cloudplan ist denkbar einfach:

  • Auf dem Rechner der Vertriebsmitarbeiter (m/w) wird die cloudplan-Lösung installiert
  • Sofern der Mitarbeiter zwischen den Terminen nicht ins Büro kommt, werden die Daten fortlaufend über eine bestehende Internetverbindung (beispielsweise WLAN im Café oder das Mobilfunknetz) abgeglichen. Dies funktioniert in den meisten Fällen schon während der Bahn- oder Autofahrt und solange das Gerät läuft. Aufgrund der abhörsicheren Übertragung sind auch unverschlüsselte, öffentliche WLAN-Netze kein Problem
  • Der Mitarbeiter kann vor Ort sicher sein, alle benötigten Daten dabei zu haben und dem Kunden genau die Informationen präsentieren zu können, die er braucht
  • Die Daten sind stets auf dem neuesten Stand
  • Die Übertragung der Daten erfolgt auf direktem und verschlüsseltem Wege und eine Konfiguration von Routern oder Firewalls entfällt komplett

Wenn der Arbeitstag sich dem Ende neigt, ist ein zeitraubendes Zurückspielen unterwegs veränderter Daten und die Übertragung möglicher Bestellungen in das Warenwirtschafts- oder Beratungssystem nicht nötig. Die eingegebenen Daten werden nämlich bereits auf dem Nachhauseweg des Mitarbeiters oder auf dem Weg zum Folgetermin auf sichere Art mit den Datenbeständen im Unternehmen abgeglichen. So kann sich der Mitarbeiter abends um seine Familie oder seine Hobbies kümmern und Sie haben dessen Arbeitsergebnisse sofort im Betrieb vorliegen. Der Kunde erhält somit idealerweise noch am selben Tag oder am Tag nach dem Besuch sein Angebot. Die Bestellwahrscheinlichkeit steigt und der Berater kann sich vor Ort und im Büro auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Schließlich sorgen vor allem entspannte Mitarbeiter, die im Kundengespräch eine gute Figur machen, für jede Menge neue Aufträge.

 

Lassen Sie die Private Cloud für sich arbeiten

Die Bereitstellung der Peer-to-Peer-Cloud von cloudplan ist denkbar einfach. Installieren Sie einfach die Software auf allen Geräten, die am Netzwerk teilnehmen sollen und die verschlüsselte Synchronisation der Daten untereinander beginnt. Während bei herkömmlichen Private Cloud-Lösungen unterwegs häufig erst eine umständliche VPN-Einwahl erfolgen muss, läuft die cloudplan-Lösung ganz einfach in der Taskleiste beispielsweise eines Laptops oder als App auf dem Smartphone mit. Die Daten werden automatisch und ohne weiteres Zutun dadurch synchronisiert, dass sich die einzelnen Cloud-Teilnehmer auf sichere Weise miteinander verbinden und die Daten auf direktem Wege austauschen. Hierzu ist kein besonderes IT Know-How erforderlich und die Daten können sowohl firmenintern auf eigenen Servern, als auch auf angemieteten Servern abgelegt werden. Die Übertragung erfolgt also nicht nur besonders sicher, sondern, sofern möglich, auf direktem Wege zwischen Geräten im selben Netz. Bei firmeninternen Netzwerken sind hier theoretische Übertragungsgeschwindigkeiten von bis zu 10 Gbit/s möglich*. Sie profitieren somit nicht nur von erheblichen Einsparpotenzialen und mehr Sicherheit, sondern schaffen darüber hinaus zusätzliche Auftragschancen:

  • Verglichen mit anderen Private Cloud-Lösungen ist das Angebot von cloudplan fast immer deutlich günstiger. Dies gilt sowohl für das Setup als auch für den laufenden Betrieb
  • Die cloudplan-Lösung ist beliebig erweiterbar und skalierbar und ermöglicht Ihrem Vertriebs- und Beraterteam weltweiten Datenzugriff – genau wie eine Public Cloud-Lösung, aber eben auf sichere Art und Weise und dabei hochperformant
  • Sie haben alle benötigten Daten sofort vorliegen und müssen nicht erst warten, bis der betreffende Mitarbeiter seinen Datenbestand einpflegt
  • Die Synchronisation erfolgt, sofern möglich, direkt zwischen den Netzwerkteilnehmern, was besonders schnell ist und die Internetbandbreite für andere Aufgaben schont
  • Bestellungen können sofort bearbeitet und Angebote sofort geschrieben werden
  • Der Kunde freut sich über sofortige und umfassende Informationen direkt vor Ort. Er kann sicher sein, dass seine sensiblen Daten nicht in die falschen Hände geraten
  • Die Mitarbeiter gewinnen an Freiheit, arbeiten effizienter und sind zufriedener, da vor Ort durch fehlende Daten keine unangenehmen Situationen entstehen können

Starten Sie noch heute Ihren Test mit cloudplan. Laden Sie sich die Software herunter und testen Sie 14 Tage lang kostenlos, ob und wie wir auch bei Ihnen Arbeitsabläufe ganz einfach optimieren und Ihre Effizienz im Beraterteam deutlich erhöhen können. Damit Ihre Mitarbeiter abends wieder mehr Zeit haben und sich nicht mit dem Hin- und Herschieben von Daten beschäftigen müssen. Und natürlich, damit Ihr Wettbewerbsvorteil nachhaltig gesichert und vor der Neugier der Konkurrenz geschützt bleibt.

*Die tatsächliche Übertragungsgeschwindigkeit ist bei Netzwerken mit bis zu 10Gbit/s meist durch die Leistung der in die Geräte eingebauten Festplatte(n) und anderer Komponenten begrenzt. Bei Verwendung einer Mobilfunkverbindung oder DSL-Anschlüssen ist das Nadelöhr hingegen die Übertragungsbandbreite der Verbindung und deren Qualität.

 

Vater und Sohn beim Fussball Spielen

Wer die Technik effizient für sich arbeiten lässt, hat abends eher frei und kommt entspannt nach Hause. Credits: fotolia | © Andrii IURLOV

 



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