Corona forciert die Digitalisierung in Unternehmen

Wer handlungsfähig bleiben will, muss zwangsläufig über eine vollständige Digitalisierung nachdenken, wenn er nicht Scanner und Co für viele Home-Offices kaufen will.

Vor Corona konnte man einen Kollegen persönlich befragen oder ihm sogar Papierdokumente zur Freigabe zukommen lassen. Im Büro standen zudem Scanner zur Verfügung, um beispielsweise Dokumente und Verträge zu digitalisieren, die dann per per E-Mail versendet wurden. Jetzt arbeiten viele vom Home-Office und der Drucker, Scanner oder die Arbeitsmappen stehen nicht mehr zur Verfügung.


eSigning benötigt keine Scanner



Dokumente und Verträge stehen meist digital z.B. als Office Dokument zur Verfügung. Diese Dateien können direkt als Vorlage für eine elektronische Unterschrift verwendet werden. D.h. die Unterschrift wird direkt per Maus oder auf dem Mobiltelefon erzeugt. cloudplan bietet hier verschiedene Optionen:

Unterschrift per Maus auf dem Bildschirm. Man wählt eine passende Schriftart aus und überlässt dem Computer das Schreiben. Auf dem Mobiltelefon oder Tablet kann mit dem Finger signiert werden. Für wenige ausgewählte Anwendungen steht eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) als Option zur Verfügung. Hierbei wird der Nutzer mit einem zertifizierten Verfahren identifiziert.


Verzichten Sie auf Papier!



Gesetzlich verankert

Ausgangspunkt für die lokale Gesetzgebung zur elektronischen Unterschrift war eine Verordnung der EU, die 2014 mit Wirkung zum 1. Juli 2016 veröffentlicht wurde. Hier wurde die Gleichsetzung einer Qualifizierten Elektronischen Unterschrift (QES) mit einer handschriftlichen Signatur beschrieben und dass einfache elektronische Signaturen als Beweismittel vor Gericht eingesetzt werden können.

Anwendungsfälle

Verträge Arbeitsverträge Bescheinigungen Bestellungen Anträge Vertraulichkeitsvereinbarung Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) Befristeter Arbeitsvertrag Arbeitnehmerüberlassung (AÜ) Verträge Kreditvertrag

Wettbewerbsfaktor Workflow

Es gibt meist definierte Abläufe, die vor Versendung eines zu unterschreibenden Dokumentes einzuhalten sind. Beispielsweise müssen Genehmigungen eingeholt oder Personen vor Versendung informiert werden. Diese Prozesse können in cloudplan mit einem schnell und einfach zu erstellenden Workflow durchgeführt werden. Es können dabei beliebig viele Schritte hintereinander festgelegt und pro Schritt unbegrenzt Teilnehmer definiert werden.

Beispiel: Eine Bestellung soll ausgelöst werden

Eine Bestellung wird vom Fachbereich als Workflow gestartet. Der verantwortliche Leiter prüft und gibt frei. Zwei unterschriftsberechtigte Personen erhalten den WF zur Unterschrift. Nachdem beide unterschrieben haben wird die Bestellung in der Rolle „muss ansehen" an den Empfänger der Bestellung versendet. Die Fachabteilung erhält eine Bestätigung, dass die Bestellung ausgelöst wurde. Optional kann ab diesem Schritt der Workflow von dem Partner weitergeführt werden und z.B. eine Bestätigung bei Versendung etc. gesendet werden.


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